Registro Titolari Effettivi: Nuovo Adempimento e Scadenza

Pubblicato il 9 ottobre 2023 in G.U. n. 236 il decreto del Ministero delle imprese e del made in Italy 29 settembre 2023 , l'ultimo tassello che definisce la piena operatività del registro dei titolari effettivi. L'invio del nuovo adempimento potrà essere effettuato fino all'11 dicembre 2023. È quanto prevede l'art. 3, comma 6 del D.M. n. 55/2022 che richiede che le prime comunicazioni vengano fatte entro 60 giorni dalla pubblicazione in Gazzetta Ufficiale dell'ultimo decreto. Vediamo l'adempimento in sintesi.

Il nuovo obbligo di comunicazione (DI.RE.)
Soggetti obbligati	Sono tenuti all'invio: le società di capitali (spa, sapa, srl, cooperative e società di mutuo soccorso), le persone giuridiche private (fondazioni, associazioni riconosciute e comitati riconosciuti) i trust (trattasi dei trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali di cui all'art. 21, comma 3 del D.Lgs. n. 231/2007) e i soggetti ad essi assimilati. Mentre le società e le persone giuridiche private saranno iscritte nella sezione autonoma del nuovo registro, i trust ed i soggetti ad essi affini saranno inseriti nella sezione speciale.
Individuazione del titolare effettivo: il ruolo del cliente	Il cliente è tenuto a fornire per iscritto, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie e aggiornate per consentire ai soggetti obbligati di adempiere agli obblighi di adeguata verifica, anche quelli del titolare effettivo. Operativamente, quindi, l'individuazione del titolare effettivo deve essere effettuata con l'ausilio del cliente, che sarà solitamente l'esecutore della società o dell'ente, cioè il suo rappresentante legale, ma spesso non il titolare effettivo. In merito al (o ai) titolari effettivi, le Linee Guida richiedono: il nome e cognome, il luogo e la data di nascita, la residenza ed il codice fiscale (ove attribuito) attraverso un mezzo idoneo come la dichiarazione del cliente o a mezzo PEC. Si veda fac-simile.
Come comunicare il Titolare Effettivo: la pratica	Per presentare la pratica: accedi a DIRE, link: https://titolareeffettivo.registroimprese.it/home, lo strumento del Registro Imprese per compilare e inviare pratiche di Comunicazione Unica, oppure è possibile utilizzare un'altra soluzione di mercato, scegli la pratica del titolare effettivo, TI.RE. indica l'impresa o l'istituto oggetto della comunicazione e dichiara i dati del suo titolare effettivo, firma con Firma Digitale.
Scadenza dell'11 dicembre 2023	I 60 giorni previsti dal decreto per l'operatività della prima scadenza dell'obbligo decorrono dal 10 ottobre 2023, arrivando alla scadenza per l'invio all'8 dicembre 2023. Essendo festivo l'8 dicembre e sabato e domenica il 9 dicembre e il 10 dicembre, gli invii andranno effettuati entro l'11 dicembre 2023. Start-up: le imprese dotate di personalità giuridica e le persone giuridiche private, la cui costituzione è successiva al 9 ottobre 2023, dovranno provvedere alla comunicazione al registro dei titolari effettivi entro 30 giorni dalla iscrizione nei rispettivi registri (delle imprese per le società, delle persone giuridiche per associazioni riconosciute e fondazioni o, se si accogliessero anche associazioni Ets ed Asd riconosciute: Runts e Ras). Per i trust i 30 giorni decorreranno dalla data della loro costituzione Variazioni con termine mobile di 30 giorni - I soggetti chiamati in causa dovranno comunicare eventuali variazioni inerenti la titolarità effettiva entro 30 giorni dal compimento dell'atto che dà luogo a variazione (esempio vendita quote, cambiamento del presidente della società ecc.). Infine le società, gli enti ed i trust dovranno confermare annualmente i dati e le informazioni, comunicati entro 12 mesi dalla data della loro prima comunicazione o dall'ultima comunicazione della loro conferma. Per le società chiamate, tenute alla redazione e presentazione del bilancio presso il registro delle imprese, la conferma dei dati potrà essere effettuata contestualmente al deposito del bilancio.
Nessuna delega agli intermediari	La comunicazione va inviata direttamente e firmata digitalmente dal legale rappresentante e non può essere delegata, ad esempio, all’intermediario, anche se probabilmente saranno gli intermediari a effettuare l'invio delle comunicazioni, con al fianco i clienti, dotati di firma digitale.
Sanzioni	L’omessa comunicazione delle informazioni sul titolare effettivo al Registro delle imprese sarà punita con la sanzione amministrativa da 103 a 1.032 euro. Se la comunicazione avviene nei 30 giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti, la sanzione amministrativa pecuniaria è ridotta ad un terzo.
Accesso ai dati	L’accesso ai dati e alle informazioni sulla titolarità effettiva è consentito a talune autorità, al pubblico e ai soggetti obbligati al rispetto della disciplina antiriciclaggio (ad esempio, i dottori commercialisti). L’accesso di tali ultimi soggetti è funzionale agli adempimenti prescritti per l’esecuzione dell’adeguata verifica della clientela e richiede un previo accreditamento attraverso apposito sistema reso disponibile dal gestore e comunicato al soggetto obbligato richiedente a mezzo PEC. A tali fini, il soggetto obbligato presenta alla Camera di commercio competente una autodichiarazione, in cui indica, tra l’altro, l’appartenenza ad una delle categorie di soggetti tenuti al rispetto degli obblighi antiriciclaggio. Una volta ottenuto l’accreditamento, i soggetti obbligati potranno effettuare l’accesso per due anni decorrenti dalla data del primo accreditamento o dalla data del rinnovo. I soggetti obbligati sono anche tenuti a segnalare tempestivamente le eventuali difformità tra le informazioni sulla titolarità effettiva ottenute per effetto dalla consultazione della sezione del Registro delle imprese e quelle acquisite in sede di adeguata verifica della clientela.

Criteri per l'individuazione del titolare effettivo
Criteri per l'individuazione del titolare effettivo in caso di clienti società di capitali e di persone	Proprietà diretta: titolarità di una partecipazione superiore al 25% del capitale del cliente, detenuta da una persona fisica; proprietà indiretta: titolarità di una percentuale di partecipazioni superiore al 25% del capitale del cliente, posseduto per il tramite di società controllate, società fiduciarie o per interposta persona.
	Nelle ipotesi in cui l'esame dell'assetto proprietario non consenta di individuare in maniera univoca la persona fisica o le persone fisiche cui è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell'ente, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui è attribuibile il controllo del medesimo in forza: del controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria; del controllo di voti sufficienti per esercitare un'influenza dominante in assemblea ordinaria; dell'esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un'influenza dominante.
	Qualora l'applicazione dei sopra indicati criteri non consenta di individuare univocamente uno o più titolari effettivi, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche titolari conformemente ai rispettivi assetti organizzativi o statutari, di poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione della società o del cliente comunque diverso dalla persona fisica.
Criteri in caso di clienti persone giuridiche private ex D.P.R. n. 361/2000 (fondazioni, associazioni riconosciute ecc.)	Sono cumulativamente individuati, come titolari effettivi: i fondatori, se in vita; i beneficiari, quando individuati o facilmente individuabili; i titolari di poteri di rappresentanza legale, direzione e amministrazione.
Trust e istituti giuridici affini	I titolari effettivi dei trust o dell'istituto giuridico affine si identificano (cumulativamente)nel costituente o nei costituenti, nel fiduciario o fiduciari, nel guardiano o nei guardiani ovvero in altra persona per conto del fiduciario, ove esistenti, nei beneficiari o classe di beneficiari (che possono essere beneficiari del reddito o beneficiari del fondo o beneficiari di entrambi) e nelle altre persone fisiche che esercitano in ultima istanza il controllo sui beni conferiti nel trust o nell'istituto giuridico affine attraverso la proprietà diretta, indiretta o altri mezzi.
Individuazione del titolare effettivo in una s.r.l.	Per la verifica del titolare effettivo di una s.r.l., è necessario valutare le quote di partecipazione dei soci. Qualora i soci abbiano tutti il 25 per cento e siano persone fisiche, il titolare effettivo può essere l’amministratore unico non socio? Se ha solo alcuni poteri e per certe operazioni è necessario il voto dei soci, chi è il titolare effettivo? Per identificare il titolare effettivo nell’amministratore unico non socio, occorre che sia stato preventivamente esperito il tentativo di individuare il medesimo secondo gli altri criteri previsti dall’art. 20 del D.Lgs. n. 231/2007: oltre alla detenzione in via diretta/indiretta di partecipazioni superiori al 25 per cento di società, rileva il controllo della stessa attraverso quello della maggioranza dei voti in assemblea, o il controllo di voti sufficienti per esercitare un’influenza dominante in assemblea o, ancora, l’esistenza di particolari vincoli contrattuali, che consentano di esercitare un’influenza dominante. Nel nuovo art. 20, comma 6, introdotto dal D.Lgs. 4 ottobre 2019, n. 125, si richiede, infatti, al soggetto obbligato di specificare “le ragioni che non hanno consentito di individuare il titolare effettivo ai sensi dei commi 1, 2, 3, 4” dell’art. 20. In questo modo, si vuole disincentivare la possibile tendenza dei soggetti obbligati a identificare automaticamente negli amministratori il titolare effettivo dei loro clienti. Il criterio residuale, in altri termini, andrà utilizzato solo nei casi in cui gli altri metodi non permettano l’individuazione del titolare effettivo, facendo sì che il soggetto obbligato conservi traccia delle verifiche effettuate.

Titolari effettivi: pubblicato l'ultimo decreto; invio di TI.RE entro l'11.12.23 (o entro i 30 giorni)

10 Ottobre 2023