Outsourcing della conservazione digitale: opportunità e rischi contrattuali

La conservazione digitale non è un semplice adempimento tecnico, ma un processo giuridico e organizzativo che garantisce la validità legale e probatoria dei documenti informatici nel tempo. La scelta di affidare tale funzione in outsourcing comporta il trasferimento a un soggetto esterno di attività che incidono direttamente sugli obblighi civilistici e fiscali dell’impresa.

L’art. 44  del Codice dell’Amministrazione Digitale e le Linee guida AgID definiscono i requisiti che un sistema di conservazione deve rispettare. Tuttavia, quando il servizio è gestito da un provider esterno, il soggetto obbligato resta giuridicamente responsabile dell’adempimento: in caso di ispezione, dovrà dimostrare non solo la conformità dei documenti conservati, ma anche la correttezza del processo di affidamento e monitoraggio del fornitore.