La corretta gestione delle tessere carburante aziendali

L’utilizzo delle tessere carburante aziendali è diffusissimo tra le imprese che impiegano più veicoli per la propria attività. Ma per la deducibilità del costo e la detrazione dell’IVA sui rifornimenti è necessario osservare alcune regole fiscali precise, specialmente riguardo alla riconducibilità della spesa allo specifico mezzo.

Regole generali su tessere carburante - La normativa più recente, in particolare la circolare Agenzia delle Entrate n. 8/E del 2018, ha chiarito che la targa o altri estremi identificativi del veicolo non sono elementi obbligatori da riportare in fattura elettronica per i carburanti. Tuttavia, la loro inserzione può facilitare la tracciabilità e la corretta attribuzione della spesa al singolo veicolo, con riflessi importanti sulla deducibilità.

Documentazione e “targa Jolly” - Quando ogni mezzo aziendale ha una sua carta carburante, la fattura risulta chiara: ogni rifornimento è identificato da targa e veicolo. Problemi sorgono nel caso dell’utilizzo della carta denominata “targa Jolly”: qui la fattura indica solo “targa Jolly” e si allega lo scontrino su cui è annotata manualmente la targa del mezzo effettivamente rifornito.

Criticità fiscali della “targa Jolly” - Secondo le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate, l’assenza in fattura dell’identificativo del veicolo (targa) costituisce un elemento di criticità ai fini della deducibilità del costo e della detrazione IVA. Se la riconducibilità della spesa al singolo veicolo non è “chiara”, la documentazione può essere giudicata insufficiente in caso di controlli. L’annotazione manuale sullo scontrino allegato può non essere considerata elemento certo e inequivocabile: la tracciabilità della spesa deve essere documentata in modo oggettivo e sistematico.

Soluzioni pratiche e raccomandazioni - È bene:

• preferire tessere carburante dedicate a ciascun veicolo, con fatture che riportino l’identificativo (targa) nella descrizione del rifornimento
• se si usa la “targa Jolly”, occorre garantire la perfetta tracciabilità del rifornimento, idealmente attraverso procedure interne che rendano oggettiva e sistematica l’abbinamento spesa/veicolo (ad esempio registrando subito la targa nel sistema di contabilità o attraverso specifiche dichiarazioni firmate)
• la targa può essere inserita nel campo “MezzoTrasporto” del file della fattura elettronica, per garantirne la trasparenza.

In conclusione, l’utilizzo della “targa Jolly” con sola annotazione manuale sullo scontrino allegato alla fattura presenta rischi di contestazione ai fini fiscali: è bene adottare sistemi più rigorosi e trasparenti per la riconducibilità della spesa al singolo veicolo aziendale.