Premessa
A partire dal 1° gennaio 2019, tutti i soggetti residenti o stabiliti nel territorio nazionale devono emettere fattura in esclusiva modalità elettronica. A stabilirlo è stata la Manovra 2018, Legge 27 dicembre 2017, n. 205, articolo 1, comma 909 “Al fine di razionalizzare il procedimento di fatturazione e registrazione, per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio”.
L’intero sistema, come noto, mette al centro il ruolo del Sistema di Interscambio, in duplice veste: “giudice”, all’atto della preliminare verifica della correttezza formale delle fatture, e “postino”, nel secondo passaggio di recapito della fattura elettronica.
Ora, con l’approccio concreto alla prima liquidazione IVA che necessita di processare da un punto di vista contabile le fatture elettroniche, emerge in tutta la sua rilevanza un terzo ruolo, che potremmo definire di “contenitore ufficiale” delle e-fatture, di particolare rilevanza per quanto riguarda le fatture passive a causa delle importanti conseguenze sull’operatività contabile e diritto alla detrazione dell’imposta, come meglio vedremo nel seguito.
La data di ricezione memorizzata dallo SDI regola il momento della contabilizzazione
Sin dal D.L. n. 50/2017 e successiva Circolare 17 gennaio 2018, n. 1/E, il ruolo fondamentale della data di avvenuta ricezione di una fattura passiva è emerso in tutta la sua importanza, ma non è certo un mistero che, prima delle modifiche introdotte con il D.L. n. 50/2017, come successivamente riviste dal D.L. n. 119/2018 con riferimento alle fatture che non siano ricevute a “cavallo d’anno”, nella realtà quotidiana a regolare la data di registrazione in contabilità di un documento analogico fosse la data del documento stesso.
Concretamente, nella contabilizzazione delle fatture cartacee, pressoché nessuno si poneva il problema della data di effettivo ricevimento; per esempio, sia che la fattura fosse pervenuta effettivamente il 31 gennaio, oppure il 5 febbraio, se il documento era datato gennaio allora tale documento veniva comunque annotato sul registro IVA acquisti in gennaio.
Si badi bene, non si trattava di un comportamento ineccepibile nemmeno prima del D.L. n. 50/2017, ma il vero punto era che si trattava, nella quasi totalità dei casi, di un comportamento la cui validità era impossibile da verificare. La data di effettiva ricezione, infatti, quasi mai emergeva dai documenti cartacei, tanto più quando a tenere la contabilità non era l’azienda direttamente, ma un consulente esterno cui i documenti vengono periodicamente consegnati tutti insieme.
Con la fattura elettronica, invece, la data di ricezione del documento da parte del destinatario viene memorizzata e messa a disposizione dal sistema. Sia nel caso di recapito via PEC che tramite canale informatico identificato da Codice Destinatario, infatti, il Sistema di Interscambio memorizza la data in cui la fattura è stata recapitata, e solo a partire da tale data è possibile contabilizzare la fattura.
Occorre dunque considerare, nella registrazione contabile dei documenti, che laddove il sistema informatico utilizzato non restituisca questa informazione, è necessario reperirla nella Piattaforma Fatture e Corrispettivi, all’interno della quale, alla voce consultazioni, è possibile reperire l’intero elenco delle fatture ricevute in un determinato lasso di tempo, con evidenza della data di effettivo recapito.
Fatture e Corrispettivi, un ‘partner’ indispensabile
L’accesso - diretto o tramite delega conferita ad un intermediario abilitato alla trasmissione dei dichiarativi - è, come si è detto, indispensabile.
Quanto sopra non solo per verificare quando effettivamente una fattura passiva risulti essere stata recapitata (e dunque contabilizzabile, indipendentemente dalla data del documento originario), ma anche per risolvere tutta una serie di problematiche che, soprattutto in questa fase iniziale di avvio del sistema, possono verificarsi.
Il primo problema può derivare dal non essere partiti al 1° gennaio 2019 adeguatamente strutturati, oppure aver intrapreso una strada e poi aver deciso in corsa di cambiarla. Non sono pochi, infatti, i contribuenti che in un primo momento hanno scelto strade forse meno costose, prima su tutte la ricezione via PEC e la produzione delle fatture con i software gratuiti dell’AdE, per poi cambiare idea, aderendo ad un qualche canale informatico fornito dalle software house.
In questi casi, è normale che le informazioni presenti sul canale siano assolutamente parziali, tenendo conto solo dei files XML transitati sulla piattaforma a partire dal momento dell’attivazione: ogni documentazione pregressa dovrà necessariamente essere fornita diversamente, o risalendo a quanto pervenuto via PEC o trasmesso tramite altri canali, oppure, più semplicemente, verificando l’elenco dei files presenti in Fatture e Corrispettivi.
Inoltre, l’accesso alla Piattaforma sarà indispensabile anche per verificare se si è incorsi nel caso di “mancato recapito”, ovvero fatture che il SDI non è riuscito a recapitare sul canale preferenziale pre registrato o indicato in fattura, a causa di malfunzionamenti di diversa natura. In questo caso, se guardiamo alle fatture passive, è indispensabile ricordare che quale data di ricezione, con tutte le conseguenze del caso, varrà quella di presa visione in F&C. Anche in questo caso la data sarà memorizzata dall’Agenzia e solo a partire da tale data il documento sarà contabilizzabile.
Data di ricezione e esercizio della detrazione IVA
Avendo chiaro il flusso di ricezione delle fatture elettroniche, richiamiamo ora come può essere fatto valere il diritto alla detrazione dell’IVA assolta sugli acquisti:
- fatture 2018, ricevute nel 2018 ma non contabilizzate in tale anno: annotazione entro il 30 aprile 2019 in sezionale specifico o altra tecnica contabile; l’IVA dovrà essere esposta nel Modello IVA 2019 riferimento 2018 e non concorrere alla liquidazione di periodo di avvenuta annotazione nel 2019;
- fatture 2018, ricevute nel 2019: la contabilizzazione può avvenire a partire dalla data di avvenuta ricezione nel 2019 e l’imposta viene portata in detrazione nel mese/trimestre di avvenuta registrazione;
- fatture 2019: la contabilizzazione può avvenire a partire dalla data di avvenuta ricezione. Nell’effettuare la liquidazione IVA (post modifiche operate alla norma dal D.L. n. 119/2018) l’imposta afferente il mese precedente, poiché si tratta di operazione avente esigibilità in tale mese, può essere considerata nella liquidazione IVA di tale mese, purché la fattura sia stata ricevuta e contabilizzata entro il 15 del mese successivo.
Operazione relativa a servizi, onorata in data 30 gennaio 2019. Il fornitore emette fattura con data 30 gennaio 2019, e l’e-fattura viene recapitata al destinatario (contribuente a liquidazione IVA mensile) dal Sistema di Interscambio in data 5 febbraio 2019.
Il destinatario contabilizza la fattura a partire dal 5 febbraio 2019. Se procede con l’annotazione entro il 15 febbraio, può considerare l’IVA a credito in detrazione (volendo, non obbligatoriamente) nella liquidazione IVA di gennaio, poiché l’operazione si riferisce a tale mese ed è rispettato l’ulteriore requisito di ricezione e contabilizzazione entro il 15 del mese successivo.
Operazione relativa a servizi, onorata in data 30 gennaio 2019. Il fornitore emette fattura con data 30 gennaio 2019, ma trattandosi di contribuente a liquidazione IVA trimestrale trasmette il documento al Sistema di Interscambio “con comodo”, entro il termine della propria liquidazione IVA. La fattura elettronica viene per ipotesi recapitata dal Sistema di Interscambio al destinatario finale (che è un contribuente a liquidazione IVA mensile) in data 20 febbraio 2019.
In questo caso il destinatario potrà contabilizzare la fattura a partire dal 20 febbraio 2019. Posto che il riferimento del giorno 15 del mese successivo a quello di avvenuta esigibilità (ovvero il 15 febbraio rispetto al mese di gennaio) è inutilmente decorso senza che la e-fattura sia stata ricevuta, il destinatario non potrà fare altro che detrarre l’IVA nel mese di avvenuta contabilizzazione, ovvero febbraio, per quanto si tratti di operazione riferibile a gennaio.
Il secondo esempio costituisce una interessante occasione per valutare l’impatto in termini di detrazione dell’IVA assolta sugli acquisti. Immaginiamo, infatti, gli effetti in termini finanziari se il fornitore “trimestrale” attendesse, come la norma gli consente, ancora più tempo per la trasmissione della fattura elettronica. Il committente, a liquidazione IVA mensile, potrebbe trovarsi ad aver saldato il servizio nel mese di gennaio e dover attendere, per la detrazione dell’imposta, mesi.
È di tutta evidenza che questi tempi allargati, se da un lato concedono respiro agli operatori, facilmente si tradurranno in una conflittualità tra le parti, con conseguenze negative per i pagamenti.
Aspetto attivo: Fatture e Corrispettivi non basta
Diversamente da quanto accade per l’aspetto passivo, per il quale l’elencazione e la cronologia dei documenti ricevuti dal contribuente è certificato dal Sistema di Interscambio, sul fronte attivo bisogna stare molto attenti a non omettere la contabilizzazione di qualche documento.
Ricordiamo primariamente che ogni documento emesso e trasmesso al SDI viene da questi verificato sotto l’aspetto della correttezza formale, ed è possibile che lo stesso venga scartato (entro 5 giorni dalla data di emissione). In caso di scarto, occorre procedere ad una nuova emissione della fattura, nuovamente entro cinque giorni dalla data di avvenuto scarto (giorni effettivi, non lavorativi), e nuovamente attendere fino ad un massimo di cinque giorni per verificare se il nuovo tentativo ha trovato accoglimento.
Tutto questo, unito alla moratoria delle sanzioni di cui al D.L. n. 119/2018 che consente di trasmettere le fatture entro il termine della propria liquidazione IVA, senza sanzioni, può far accadere che i documenti attivi presenti nel “cassetto” del Sistema di Interscambio (Fatture e Corrispettivi) risultino non completi alla data di liquidazione dell’IVA, poiché qualche fattura si trova ancora nel limbo del responso del sistema.
Il maggior termine concesso per la trasmissione delle fatture emesse, così come l’aspetto sanzionatorio che vede le sanzioni ridotte del’80% in caso di trasmissione entro il termine della liquidazione IVA successiva, non va minimamente ad intaccare l’esigibilità dell’imposta, che dovrà essere sempre versata secondo i termini ordinari.
Un contribuente a liquidazione IVA mensile, architetto, incassa onorario professionale in data 31 gennaio 2019. In tale data, quindi, trattandosi di professionista, si verifica il presupposto di esigibilità dell’imposta. Avvalendosi della moratoria delle sanzioni, l’architetto emette parcella (datata 31 gennaio 2019) e la trasmette al Sistema di Interscambio in data 18 febbraio 2019.
Il consulente fiscale dell’architetto, provvisto di delega di accesso alla consultazione delle fatture dell’architetto, in data 18 febbraio 2019 (in quanto il 16 cade di sabato) preleva il flusso XML delle fatture emesse dall’architetto, ai fini della predisposizione della liquidazione IVA.
In questo caso, se l’architetto omette di informare il proprio consulente fiscale dell’esistenza della parcella datata 31 gennaio 2019 che risulta ancora in attesa di lavorazione dal parte del SDI, essendo stata inviata al sistema in tale data, è altamente probabile che il fiscalista non abbia modo di rendersene conto, omettendo di considerare tale parcella nel novero delle operazioni attive di tale mese e quindi sbagliando il conteggio della liquidazione IVA di tale periodo.
Riferimenti normativi:
18 febbraio, prima e-liquidazione alla prova dei fatti
di Sandra Pennacini | 5 Febbraio 2019
È giunto il momento di confrontansi con la prima e-liquidazione IVA. Nel caso dei contribuenti a periodicità mensile, infatti, scade il 18 febbraio (in quanto il 16 cade di sabato) il termine per la liquidazione IVA relativa al mese di gennaio 2019. Non una liquidazione qualunque, bensì la prima nella quale la quasi totalità dei documenti da contabilizzare, attivi e passivi, sarà costituita da fatture elettroniche. Soffermiamo dunque l’attenzione sui passaggi operativi, con un occhio di riguardo agli aspetti maggiormente delicati, che potrebbero originare errori in sede di liquidazione dell’imposta.
Premessa
A partire dal 1° gennaio 2019, tutti i soggetti residenti o stabiliti nel territorio nazionale devono emettere fattura in esclusiva modalità elettronica. A stabilirlo è stata la Manovra 2018, Legge 27 dicembre 2017, n. 205, articolo 1, comma 909 “Al fine di razionalizzare il procedimento di fatturazione e registrazione, per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio”.
L’intero sistema, come noto, mette al centro il ruolo del Sistema di Interscambio, in duplice veste: “giudice”, all’atto della preliminare verifica della correttezza formale delle fatture, e “postino”, nel secondo passaggio di recapito della fattura elettronica.
Ora, con l’approccio concreto alla prima liquidazione IVA che necessita di processare da un punto di vista contabile le fatture elettroniche, emerge in tutta la sua rilevanza un terzo ruolo, che potremmo definire di “contenitore ufficiale” delle e-fatture, di particolare rilevanza per quanto riguarda le fatture passive a causa delle importanti conseguenze sull’operatività contabile e diritto alla detrazione dell’imposta, come meglio vedremo nel seguito.
La data di ricezione memorizzata dallo SDI regola il momento della contabilizzazione
Sin dal D.L. n. 50/2017 e successiva Circolare 17 gennaio 2018, n. 1/E, il ruolo fondamentale della data di avvenuta ricezione di una fattura passiva è emerso in tutta la sua importanza, ma non è certo un mistero che, prima delle modifiche introdotte con il D.L. n. 50/2017, come successivamente riviste dal D.L. n. 119/2018 con riferimento alle fatture che non siano ricevute a “cavallo d’anno”, nella realtà quotidiana a regolare la data di registrazione in contabilità di un documento analogico fosse la data del documento stesso.
Concretamente, nella contabilizzazione delle fatture cartacee, pressoché nessuno si poneva il problema della data di effettivo ricevimento; per esempio, sia che la fattura fosse pervenuta effettivamente il 31 gennaio, oppure il 5 febbraio, se il documento era datato gennaio allora tale documento veniva comunque annotato sul registro IVA acquisti in gennaio.
Si badi bene, non si trattava di un comportamento ineccepibile nemmeno prima del D.L. n. 50/2017, ma il vero punto era che si trattava, nella quasi totalità dei casi, di un comportamento la cui validità era impossibile da verificare. La data di effettiva ricezione, infatti, quasi mai emergeva dai documenti cartacei, tanto più quando a tenere la contabilità non era l’azienda direttamente, ma un consulente esterno cui i documenti vengono periodicamente consegnati tutti insieme.
Con la fattura elettronica, invece, la data di ricezione del documento da parte del destinatario viene memorizzata e messa a disposizione dal sistema. Sia nel caso di recapito via PEC che tramite canale informatico identificato da Codice Destinatario, infatti, il Sistema di Interscambio memorizza la data in cui la fattura è stata recapitata, e solo a partire da tale data è possibile contabilizzare la fattura.
Occorre dunque considerare, nella registrazione contabile dei documenti, che laddove il sistema informatico utilizzato non restituisca questa informazione, è necessario reperirla nella Piattaforma Fatture e Corrispettivi, all’interno della quale, alla voce consultazioni, è possibile reperire l’intero elenco delle fatture ricevute in un determinato lasso di tempo, con evidenza della data di effettivo recapito.
Fatture e Corrispettivi, un ‘partner’ indispensabile
L’accesso - diretto o tramite delega conferita ad un intermediario abilitato alla trasmissione dei dichiarativi - è, come si è detto, indispensabile.
Quanto sopra non solo per verificare quando effettivamente una fattura passiva risulti essere stata recapitata (e dunque contabilizzabile, indipendentemente dalla data del documento originario), ma anche per risolvere tutta una serie di problematiche che, soprattutto in questa fase iniziale di avvio del sistema, possono verificarsi.
Il primo problema può derivare dal non essere partiti al 1° gennaio 2019 adeguatamente strutturati, oppure aver intrapreso una strada e poi aver deciso in corsa di cambiarla. Non sono pochi, infatti, i contribuenti che in un primo momento hanno scelto strade forse meno costose, prima su tutte la ricezione via PEC e la produzione delle fatture con i software gratuiti dell’AdE, per poi cambiare idea, aderendo ad un qualche canale informatico fornito dalle software house.
In questi casi, è normale che le informazioni presenti sul canale siano assolutamente parziali, tenendo conto solo dei files XML transitati sulla piattaforma a partire dal momento dell’attivazione: ogni documentazione pregressa dovrà necessariamente essere fornita diversamente, o risalendo a quanto pervenuto via PEC o trasmesso tramite altri canali, oppure, più semplicemente, verificando l’elenco dei files presenti in Fatture e Corrispettivi.
Inoltre, l’accesso alla Piattaforma sarà indispensabile anche per verificare se si è incorsi nel caso di “mancato recapito”, ovvero fatture che il SDI non è riuscito a recapitare sul canale preferenziale pre registrato o indicato in fattura, a causa di malfunzionamenti di diversa natura. In questo caso, se guardiamo alle fatture passive, è indispensabile ricordare che quale data di ricezione, con tutte le conseguenze del caso, varrà quella di presa visione in F&C. Anche in questo caso la data sarà memorizzata dall’Agenzia e solo a partire da tale data il documento sarà contabilizzabile.
Data di ricezione e esercizio della detrazione IVA
Avendo chiaro il flusso di ricezione delle fatture elettroniche, richiamiamo ora come può essere fatto valere il diritto alla detrazione dell’IVA assolta sugli acquisti:
Operazione relativa a servizi, onorata in data 30 gennaio 2019. Il fornitore emette fattura con data 30 gennaio 2019, e l’e-fattura viene recapitata al destinatario (contribuente a liquidazione IVA mensile) dal Sistema di Interscambio in data 5 febbraio 2019.
Il destinatario contabilizza la fattura a partire dal 5 febbraio 2019. Se procede con l’annotazione entro il 15 febbraio, può considerare l’IVA a credito in detrazione (volendo, non obbligatoriamente) nella liquidazione IVA di gennaio, poiché l’operazione si riferisce a tale mese ed è rispettato l’ulteriore requisito di ricezione e contabilizzazione entro il 15 del mese successivo.
Operazione relativa a servizi, onorata in data 30 gennaio 2019. Il fornitore emette fattura con data 30 gennaio 2019, ma trattandosi di contribuente a liquidazione IVA trimestrale trasmette il documento al Sistema di Interscambio “con comodo”, entro il termine della propria liquidazione IVA. La fattura elettronica viene per ipotesi recapitata dal Sistema di Interscambio al destinatario finale (che è un contribuente a liquidazione IVA mensile) in data 20 febbraio 2019.
In questo caso il destinatario potrà contabilizzare la fattura a partire dal 20 febbraio 2019. Posto che il riferimento del giorno 15 del mese successivo a quello di avvenuta esigibilità (ovvero il 15 febbraio rispetto al mese di gennaio) è inutilmente decorso senza che la e-fattura sia stata ricevuta, il destinatario non potrà fare altro che detrarre l’IVA nel mese di avvenuta contabilizzazione, ovvero febbraio, per quanto si tratti di operazione riferibile a gennaio.
Il secondo esempio costituisce una interessante occasione per valutare l’impatto in termini di detrazione dell’IVA assolta sugli acquisti. Immaginiamo, infatti, gli effetti in termini finanziari se il fornitore “trimestrale” attendesse, come la norma gli consente, ancora più tempo per la trasmissione della fattura elettronica. Il committente, a liquidazione IVA mensile, potrebbe trovarsi ad aver saldato il servizio nel mese di gennaio e dover attendere, per la detrazione dell’imposta, mesi.
È di tutta evidenza che questi tempi allargati, se da un lato concedono respiro agli operatori, facilmente si tradurranno in una conflittualità tra le parti, con conseguenze negative per i pagamenti.
Aspetto attivo: Fatture e Corrispettivi non basta
Diversamente da quanto accade per l’aspetto passivo, per il quale l’elencazione e la cronologia dei documenti ricevuti dal contribuente è certificato dal Sistema di Interscambio, sul fronte attivo bisogna stare molto attenti a non omettere la contabilizzazione di qualche documento.
Ricordiamo primariamente che ogni documento emesso e trasmesso al SDI viene da questi verificato sotto l’aspetto della correttezza formale, ed è possibile che lo stesso venga scartato (entro 5 giorni dalla data di emissione). In caso di scarto, occorre procedere ad una nuova emissione della fattura, nuovamente entro cinque giorni dalla data di avvenuto scarto (giorni effettivi, non lavorativi), e nuovamente attendere fino ad un massimo di cinque giorni per verificare se il nuovo tentativo ha trovato accoglimento.
Tutto questo, unito alla moratoria delle sanzioni di cui al D.L. n. 119/2018 che consente di trasmettere le fatture entro il termine della propria liquidazione IVA, senza sanzioni, può far accadere che i documenti attivi presenti nel “cassetto” del Sistema di Interscambio (Fatture e Corrispettivi) risultino non completi alla data di liquidazione dell’IVA, poiché qualche fattura si trova ancora nel limbo del responso del sistema.
Il maggior termine concesso per la trasmissione delle fatture emesse, così come l’aspetto sanzionatorio che vede le sanzioni ridotte del’80% in caso di trasmissione entro il termine della liquidazione IVA successiva, non va minimamente ad intaccare l’esigibilità dell’imposta, che dovrà essere sempre versata secondo i termini ordinari.
Un contribuente a liquidazione IVA mensile, architetto, incassa onorario professionale in data 31 gennaio 2019. In tale data, quindi, trattandosi di professionista, si verifica il presupposto di esigibilità dell’imposta. Avvalendosi della moratoria delle sanzioni, l’architetto emette parcella (datata 31 gennaio 2019) e la trasmette al Sistema di Interscambio in data 18 febbraio 2019.
Il consulente fiscale dell’architetto, provvisto di delega di accesso alla consultazione delle fatture dell’architetto, in data 18 febbraio 2019 (in quanto il 16 cade di sabato) preleva il flusso XML delle fatture emesse dall’architetto, ai fini della predisposizione della liquidazione IVA.
In questo caso, se l’architetto omette di informare il proprio consulente fiscale dell’esistenza della parcella datata 31 gennaio 2019 che risulta ancora in attesa di lavorazione dal parte del SDI, essendo stata inviata al sistema in tale data, è altamente probabile che il fiscalista non abbia modo di rendersene conto, omettendo di considerare tale parcella nel novero delle operazioni attive di tale mese e quindi sbagliando il conteggio della liquidazione IVA di tale periodo.
Riferimenti normativi:
Sullo stesso argomento:Fattura elettronica
Qual è la data a partire dalla quale tutti i soggetti residenti o stabiliti nel territorio nazionale devono emettere fattura in esclusiva modalità elettronica?
A partire dal 1° gennaio 2019.
Qual è il ruolo del Sistema di Interscambio nel procedimento di fatturazione e registrazione per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato?
Il Sistema di Interscambio ha il ruolo di giudice, all’atto della preliminare verifica della correttezza formale delle fatture, e di postino, nel secondo passaggio di recapito della fattura elettronica.
Qual è l'importanza della data di ricezione delle fatture elettroniche nel processo di contabilizzazione?
La data di ricezione memorizzata dallo SDI regola il momento della contabilizzazione e deve essere tenuta in considerazione per la registrazione contabile dei documenti.
Qual è il termine per l'annotazione delle fatture 2018 ricevute nel 2018 ma non contabilizzate in tale anno?
L'annotazione deve avvenire entro il 30 aprile 2019 in un sezionale specifico o con altra tecnica contabile.
Quali sono le implicazioni fiscali in caso di fattura ricevuta nel 2019?
La contabilizzazione può avvenire a partire dalla data di avvenuta ricezione nel 2019 e l’imposta viene portata in detrazione nel mese/trimestre di avvenuta registrazione.